Business Continuity Plan in Crisis Period

Kondisi krisis awal tahun ini bisa jadi jauh dari prediksi semua pihak. Awalnya tahun 2020 diprediksi akan menjadi tahun perseteruan antara dua raksasa ekonomi yaitu AS melawan China, rivalitas antara Donald Trump vs Xi Jin Ping akan terus berlanjut.

Kemudian ada juga prediksi akan terjadinya resesi ekonomi yang mengancam Jerman dan negara di benua eropa lainnya. Tak ada prediksi faktual akan terjadi bencana pandemik virus corona (covid-19) seperti yang terjadi 3 bulan terakhir ini. Kecuali pernah dikabarkan bahwa seorang Bill Gates pernah memperingatkan kondisi ini akan terjadi.

Dampak pandemik Covid-19 sangat dahsyat menjadikan kondisi krisis yang menyasar segala aspek kehidupan, termasuk sektor ekonomi. Index saham dunia terjun bebas, beberapa negara melakukan lockdown, banyak acara besar olahraga, budaya dan event besar lainnya ditunda dan dibatalkan. Dan sepertinya dampak bencana pandemi ini masih akan terus terjadi, termasuk mengancam tertundanya event besar Olimpiade Tokyo dan Piala Eropa 2020, serta perhelatan Pilkada serentak 2020 di Indonesia.

Lalu bagaimana dengan bisnis UMKM? Apa upaya yang perlu dilakukan pelaku bisnis agar usaha tetap bertahan dalam kondisi krisis seperti yang terjadi saat ini? Kita tidak bisa hanya menyerah dan terus mengeluh tanpa upaya, bukan?

Sektor UMKM terbukti pernah menyelamatkan ekonomi rakyat saat terjadi resesi tahun 1998, dan besar peluang UMKM mampu bertahan menghadapi krisis global wabah covid-19 kali ini.

Sekarang kita memerlukan apa yang disebut Rencana Kelangsungan Bisnis atau Business Continuity Plan (BCP). Tujuannya agar bisnis mampu bertahan dan berlangsung terus dalam kondisi krisis.

Ada banyak teori cara menyusun Business Continuity Plan, namun karena kondisi krisis sudah terjadi, maka berikut saya sampaikan tips sederhana namun cukup efektif apabila dilakukan dengan benar.

Dalam bisnis, ada 4 perspektif utama yaitu: Finansial, Pelanggan, Proses Bisnis dan SDM (tenaga kerja). Idenya adalah sebagai berikut:
- Finansial (sales, profit dan cash flow) akan didapatkan dari Pelanggan yang membeli.
- Pelanggan akan membeli dari produk/jasa yang diproduksi dengan Proses Bisnis internal.
- Proses Bisnis berjalan dengan baik dan benar jika dilakukan oleh internal SDM (tenaga kerja) yang berkualitas dan berintegritas.

Saya akan jelaskan langkah-langkah praktis yang perlu dilakukan pada masing-masing perspektif sebagai berikut.

FINANSIAL

1. Hitung berapa total pengeluaran rutin operasional (fixed & variable cost)

2. Hitung berapa total dana cadangan yang dimiliki

3. Hitung berapa bulan dana cadangan cukup untuk menutupi biaya operasional, anggap jika bisnis sama sekali tidak ada pendapatan masuk (rumusnya jumlah dana cadangan dibagi biaya rutin operasional bulanan) - upayakan ada dana cadangan tersedia untuk cover 3 bulan operasional bisnis.

4. Cek pengeluaran rutin yang bisa diminimalkan, pilah mana pengeluaran utama dan opsional

5. Cek kewajiban pembayaran hutang rutin, jika memungkinkan ajukan relaksasi/keringanan dengan penjadwalan ulang pembayaran angsuran

6. Cek HPP tiap produk dan pastikan pasokan bahan aman, dan apakah harganya stabil/tidak

7. Cek stok aman, terutama yang fast moving dan minimalkan dead stock.

8. Cek apakah ada celah mendapatkan pendapatan lainnya (peluang aliran pendapatan lain)

9. Cek jumlah, nilai dan kondisi asset bisnis

PELANGGAN

1. Cek pelanggan yang katagorinya adalah pelanggan loyal atau key customer yang secara teori jumlahnya 20% dari total pelanggan yg ada, namun mereka memberikan 80% pendapatan kepada bisnis (hukum pareto)

2. Cek kebutuhan pelanggan yang saat ini mereka sangat butuhkan selain kebutuhan rutin yang selama ini kita tawarkan

3. Cek peluang market lain yang selama ini bukan termasuk target market

4. Identifikasi value yang pelanggan cari yang belum mereka dapatkan atau bahkan pikirkan (value creation)

5. Sapa pelanggan dan berikan perhatian dengan edukasi yang menarik dan spesifik dengan media yang tepat.

6. Buat paket-paket penjualan yang menarik dengan tujuan bisa meningkatkan penjualan dan cash flow lancar meskipun profit ditekan, dalam waktu terbatas (optimalkan dead stock).
7. Susun data pelanggan dan jadikan captive market untuk dapat ditawarkan produk/jasa yang relevan saat ini.

PROSES BISNIS

 1. Cek high level process dari bisnis (bagan besar proses bisnis), dan pastikan proses antar divisi bisa lebih sederhana (lebih simple) tanpa mengurangi kualitas kerja.
2. Bila memang diperlukan, ubah proses bisnis yang diperlukan untuk dilakukan semantara disaat krisis.
3. Cek optimalisasi penggunaan SDM, minimalkan waktu idle dan jika memungkinkan bagi shift kerja bergantian tanpa mengganggu proses bisnis/produksi.
4. Beberapa bisnis, mungkin bisa menerapkan kebijakan Work From Home, proses bisnis dibawa ke rumah, namun memang tidak semua bisnis bisa melakukan hal ini.
5. Cek strategi Digital Marketing yg tepat untuk mempertahankan brand dan marketing tetap berjalan dengan minimal cost (biaya).
6. Cek peluang kerjasama berupa coopetition dan collaboration dengan pihak lain, dengan prinsip saling memberikan benefit.

SDM (Tenaga Kerja)
1. Berikan edukasi tentang pencegahan penularan virus covid-19 secara berkala, sehingga menghindari kecemasan yang menimbulkan ketakutan dan memicu kepanikan.
2. Cek komposisi SDM, karyawan tetap dan harian/magang sesuai dengan kebutuhan.

3. Jika kondisi semakin memburuk, maka opsi merumahkan karyawan menjadi salah satu solusi.

4. Timbulkan sense of crisis pada karyawan dengan menyampaikan informasi/kondisi perusahaan apa adanya.
5. Berikan penjelasan strategi penyelamatan bisnis dengan tahapan yang jelas, sehingga mendapatkan dukungan dari seluruh tim (cohesiveness).
6. Perkuat keimanan dan keyakinan pada diri masing-masing karyawan dengan semakin mendekatkan diri kepada Tuhan YME, sesuai keyakinannya masing-masing serta saling mendoakan.

7. Untuk bisnis yang masih dikerjakan sendiri (self employed) maka ini saatnya Anda belajar untuk bisa bertahan dengan menguji diri sendiri, cari dan dekati sesama pelaku bisnis untuk saling menguatkan, serta selaraskan pikiran, perasaan dan perbuatan.

Pelajari langkah-langkah praktis dalam uraian diatas dan sesuaikan dengan kebutuhan pada bisnis masing-masing. Prioritaskan langkah yang strategis dan mampu menimbulkan dampak positif bagi bisnis. Tidak semua langkah harus dilakukan, dan mungkin ada langkah tambahan yang perlu dilakukan.

Sekali lagi, tujuan utama dari Business Continuity Plan atau Rencana Kelangsungan Bisnis adalah menyelamatkan bisnis dalam kondisi krisis, maka memang ada yang perlu dikorbankan jika memang harus dilakukan.

Demikian beberapa tips praktis yang bisa dilakukan dalam upaya mempertahankan bisnis disaat krisis. Semoga menjadi manfaat dan tetap semangat. Semua peristiwa akan ada hikmahnya, dan selalu ada peluang pada setiap kesulitan, Insya Allah.

Tetap semangat, tetap jaga kesehatan, tetap bahagia dan selalu bersyukur. 


Salam sukses penuh keberkahan,

Rully Bhaskara
Certified Business Coach
Business Owner Advisor

Nahla Coaching Firm